コミュニケーション能力を高めるにはたくさんの要素が必要です。経営コンサルタントとして学んだことや経験したことを中心に「コミュニケーション能力向上」に役立つ情報を(原則)毎週金曜日に配信しています。皆さまの未来に少しでも貢献できれば幸いです!

コミュニケーションスキル, コミュニケーションの仕組み化

伝える技術の基本【ITレベルを合わせる】 〜コミュニケーション能力を高めるには〜

ITと言う言葉を聞いて、どのように感じますか?

  • 今に始まったわけじゃないけど、大切だよね。
  • こういうことに詳しくないと、今はやっていけないよね。
  • インターネットとか・・・そういうことだよね。
  • 何となくは分かるんだけど・・・。
  • こういう話は本当に分からないので、私に聞かないで(笑)

このように色々な価値観を持っている人がいます。

そして会社や部活やサークルなどでも色々な人が存在しています。

そんな時に何かを伝えようとする場合には、ただ話すだけでは足りません。

そこで今回ご紹介するのが「伝える技術の基本 〜ITレベルを合わせる〜」です。

目次         

  • プライベートの事例
  • 仕事の事例
  • 一人ひとりの課題

プライベートの事例  

先日70代の母が携帯をスマホに変えました。

ずいぶん前から変えた方がいいと私は伝えていたのですが、かれこれ10年越しで私の夢が叶いました(笑)

今まで母親が買わない理由は「どうせ使い方が分からない」ということでした。

それを受けて私の言い分は「年配の人に使ってもらえないものなんて売れないから、絶対に大丈夫」というものでした。

そんな平行線が何年か続く中で、母の4つ下の妹はスマホを使いこなしていました。

そしてやっとスマホに変えた母は、次のように言っていました。

  • 「本当にいう通り意外に簡単だね」
  • 「電話もすぐできるしメールも何とかできたわ」
  • 「メールをする時に一文字だけ消すやり方がわからないから、1文字間違ったらまた全部消して最初からやり直してるわ(笑)」

そんな事はなんとか分かるだろうと思いながらも、本人は残念ながら分からないのです。

そんな人のために、無料のスマホ教室があるそうで、やっぱりこの日本では高齢者の方々は大切なターゲット顧客なのだと実感しました。

そして、脳のトレーニングという意味では、スマホと格闘するのは良いという部分では、母と子の認識レベルが一致しました(笑)

孫とテレビ電話ができる日を待っています(笑)

仕事の事例      

仕事においてはどうでしょうか?

会社によっては、先ほどの母と子以上のITレベルの差があったりします。

これを読んでいる方の中でもITレベルの差があると思いますが・・・

もし分かりにくくても、さらっと読んでいただければ幸いです。

ある会社ではエクセルというツールを使って稟議書を作成して、それを手渡ししてハンコをもらって回覧していました。

しかしこれが少し手間だし、何よりも面倒くさいのです。

そして世の中でIT化がどんどん進んでいき、行政改革担当大臣が「脱ハンコ」と言っていると、以前にも増して手間に感じてくるのです。

そこであるITレベルの高い社員が「いろいろなシステムがあるので、○○を導入したらみたらどうですか?」と提案をしました。

しかしこの会社では、稟議書を作成する機会が月にせいぜい2~3回なので、システム導入は費用対効果であわないということになり、他の手段を考えました。

そこで先ほどのITレベルの高い社員が「それだったらスプレッドシートを使ったらいいと思いますが、いかがでしょうか?」と新しい提案が出てきました。

それを使えば複数の人が同時に入力できるし、リアルタイムで更新状況を共有できるし、手渡しの回覧も必要ないということです。

それを聞いて関係者7人の反応は、4人が「いいね~」という反応で残りの3人が「???」という状況でした。

つまり3人のITレベルが、ついていっていない状況でした。

それぞれの課題    

ここで各個人の課題は何でしょうか?

間違いなく「???」という反応の3人の課題は、ITレベルを上げることです(笑)

しかしこのITレベルの低さを憂いていても仕方がありませんし、この場面では7人が同じような認識を持って業務改善を進めていくことが大切です。

そこで業務改善の推進者は、その具体策を7人に伝わるようにしなければいけませんが・・・

その時に必要なことが「ITレベルを合わせる」という伝える技術です。

ではそのレベルは誰に合わせたら良いのかというと、ITレベルの低い人です。

「あなたたちはITレベルが低いから頑張って高いレベルに合わせなさい」というメッセージはなかなかうまくいきません。

「べき論」としては、間違っていないのですが・・・。

ではITレベルが高い人はただレベルを下げればいいのかというと、それでは業務改善が進みません。

ITレベルの高い人はITレベルの低い人でも使いこなせるように、工夫しなければいけませんし、今回の場合であれば、スプレッドシートを加工しなければなりません。

ITレベルの低い人が今までと何ら変わらないと感じる中で、実はレベルアップしたものを使いこなしている状況をつくるのがITレベルの高い人の役目です。

そうやってITレベルを合わせることによって伝えたいことが伝わっていくのです。

伝える技術の基本は「相手に目線を合わせる」技術なのです。

こちら「伝える技術の基本【言葉遣い編】」もぜひご覧ください。