プレゼンテーションするきっかけには、色々なことがあるかと思います。

例えば、何かを依頼をされて説明をする場合もあれば、商談の中で営業的な意味合いがある場合もあるでしょう。

時には、問題点を整理するためにプレゼンテーションをしたり、課題解決に向けた提案をするためにプレゼンテーションをする場合もあるでしょう。

そんな様々なきっかけがある中でプレゼンテーションを行うのですが、ここではプレゼンテーションをする時に必要な情報収集のポイントをご紹介します。

相手の立場に立つ
要望の先を見る
その場の人を知る

相手の立場に立つ　　　

プレゼンテーションをする際の情報収集の大前提として、目的を理解することが大切になります。

プレゼンテーションの目的というと、一般的には次のようなことがあるかと思います。

相手に理解してもらう
相手に納得してもらう
相手を説得する
提案を受け入れてもらう
商談を成功させる

このような目的はとても大切ですし、プレゼンテーションをする際のモチベーションにも繋がっていきます。

しかし「目的を理解する」という観点でいくと、残念ながら不十分なのです。

なぜならば「相手の立場に立った」視点が不足しているからです。

詳しくは、こちら「相手の立場に立って考える人と考えられない人」をご覧ください。

私は20代で経営コンサルタントの仕事をする中で、よく信頼できる先輩から次のようなことを言われました。

「それをしたら、相手（お客様）は何が嬉しいの？」

自分の視点における目的は色々とありますが、その目的を達成した時に、相手にどのような変化が起きるのか、そしてそれがその人の喜びに繋がるのかという視点が大切になってきます。

要望の先を見る　　　　

では、プレゼンテーションを行う際に「相手の立場に立った」視点とは、どのようなものでしょうか？

例えば、お客様から「今度こんな説明をしてほしい」と依頼を受けた時に「分かりました」と素直に受け入れるだけでは、相手の喜びに繋がらないかもしれません。

なぜならば、往々にして人は相手に本当の目的を伝えたり言葉に出したりすることは少ないからです。

つまり「今度こんな説明をしてほしい」と言われた時に「なんでこんなことを言ってくるのか？」とか「望む説明をした後に、どのような未来を期待しているのか？」という情報を集めることが大切なのです。

経営コンサルタントの事例ですが、１つご紹介します。

ある会社で、決算書の分析報告をする機会がありました。

こちらの目的は、もちろんその分析結果をもとにコンサルティング契約を締結させることです。

だから決算書の分析とコンサルティングサービスを紐づけて伝えるのですが、それだけでは望む結果は得られない場合があります。

だから事前の情報収集が必要になりますし、コミュニケーション能力が重要になるのです。

この時は、事前に先方社長にヒアリングをする中で、次のようなコメントがありました。

分析結果を説明する中で、ぜひ第三者の立場から会社の考え方も伝えて欲しい。

いつも会社の考え方を伝えようと思っても、それがなかなか浸透していないのが恥ずかしながら現状なのです。

その上で、最終的には社員には幸せになってほしいし、仕事についても受け身ではなく、もっと前向きに頑張ってもらいたいと思っているのです。

その上で、みんなが良い会社にしていきたいと思えるような風土を創っていきたいと思っています。

このような先方社長の気持ちを聞いたら、どのようなプレゼンテーションが良いのでしょうか？

一見お互いの目的がずれているように感じるかもしれませんが、それをずれていないように伝え、双方の目的を満たすようなプレゼンテーションがこの時には求められているのです。

このように、分析報告をした上で先方の想いも実現することで、コンサルティング契約の締結が実現するのです。

だからプレゼンテーションを行う情報収集においては、相手が口に出した言葉（要望）の先にある、先方の想いを理解することが大切なのです。

その場の人を知る　　　

そして、プレゼンテーションの情報収集としては、もう１つ大切なことがあります。

それは、その場にどんな人がいるのかという状況把握です。

プレゼンテーションの良し悪しは、相手が決めます。

その時の大切な要素の1つが、その場の雰囲気です。

そして、その雰囲気を創るのは、プレゼンターだけでなく、その場にいる人がになり重要になります。

ではその場にいる人は、どのような人なのか？

決裁者は誰なのか？
キーマンは誰なのか？
ムードメーカーは誰なのか？
愛されキャラ（いじられキャラ）は誰なのか？
賛同者（同じ意見を持っている人）は誰なのか？
抵抗勢力（反対意見を持っている人）は誰なのか？

さらに雰囲気を創る要素としては、年齢層や性別の比率なども影響してくるかもしれません。

これは、対外的なことだけでなく、社内におけるプレゼンテーションにおいても同じようなことがいえます。

このように、プレゼンテーションを成功させる要素は、決して資料作りだけではないことを理解し、事前の情報収集に意識を向けることも大切なのです。

プレゼンの失敗事例は、こちら「プレゼンは背景（目的）を理解することが大切です」をご覧ください。

プレゼンテーションをする時に必要な情報収集とは？