コミュニケーション能力を高めるにはたくさんの要素が必要です。経営コンサルタントとして学んだことや経験したことを中心に「コミュニケーション能力向上」に役立つ情報を(原則)毎週金曜日に配信しています。皆さまの未来に少しでも貢献できれば幸いです!

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「コミュニケーションツール」としての「エクセル」

今回の発信は、「エクセル」が苦手な人や、「エクセル」が苦手な人を部下に持つ上司に読んでいただきたいです。

エクセル」が得意な人にとっては、「こんなこと当たり前じゃん」と笑われてしまうような内容です。

先日、ある一言がきっかけで、2時間かけていた業務が3分で終わるようになりました。

このように、「エクセル」は「○○ができる」という強みだけでなく、立派なコミュニケーションツールなのです。

今は「エクセル」の進化版である、スプレッドシートというツールもありますが、今回は「エクセル」のたった1つの基本をご紹介します。

結論から言うと「エクセル」のたった1つの基本は「正しく入力する」ことです。

目次         

  • 「エクセル」との出会い
  • 凄いぞ「エクセル」!
  • たった1つの基本
  • さいごに

「エクセル」との出会い

私が「エクセル」と出会ったのは、29歳の時です。

おそっ(笑)

はい、めっちゃ遅いのです。

私はそれまでプロゴルファーを目指していた経緯もあり、一般社会へのデビューが普通の人よりも遅かったのです(笑)

そんな私が、経営コンサルタントとして活躍できるチャレンジの機会をいただきました。

それはもう猛烈に勉強しましたよ。毎日必死にしがみついていましたよ。

やりたいことをやっている時に、企業がブラックだというような不満は一切ありません。

嫌ならば辞めればいいのです(笑)

会社からも使えなかったら、「辞めた方がいいぞ」とすぐに言われました。

人気職種なんて、そんなもんです。

例えば、プロサッカー選手が練習がきつくてチームを「ブラックだ〜」なんて訴えることはないですよね!?

その前に、試合で使われなくなり、ベンチに入れなくなり、チームでの居場所がなくなり、最終的には契約解除になってしまいます(笑)

そんな経営コンサルタント業務開始1週間も経っていない時に、「エクセル」が全くできない私に向かって、A先輩が次のように言いました。

  • お前は、なんで入社できたんだ!
  • なんで「エクセル」もできないんだ!

ひどいですよね(笑)

「そう言われましても、私を採用してくれたのはあなたの上司なわけで・・・、文句を言うならば、その人に言ってください」と思っていました(笑)

そしてもう1つ・・・。

  • お前がやりたいと思っていることは、全部「エクセル」でできるんだ!

これもまたひどいですよね(笑)

しかしそれから10年以上経ちますが、本当に全部できちゃうんです。

「エクセル」は凄いのです!!

その喜びと、若干の怒り(笑)と共に、このブログを書いています(笑)

凄いぞ「エクセル」! 

エクセル」の最も素晴らしいところは、勝手に計算をしてくれるということです。ちょっと難しい言い方では、表計算などと言います。

つまり「正しい計算の指示」を出せば、計算機を使う必要がないのです。

そして計算機を使う時間を短縮できるのです。

そして「正しい計算の指示」を出せば、計算ミスをすることもないのです。

凄くないですか???(これが私が最初に感じた印象です)

例えば・・・、

  • 会社の実績を正しく把握することができます。
  • 業務効率の分析が即座にできます。
  • 資料が自動的に作成できます。

しかし、これは仕事だけに留まることではありません。

例えば・・・、

  • 自分のランニングデータを分析できます。
  • 自分の体調を簡単に管理できます。
  • 自分のダイエットの成果を把握できます。

こんなことをあっさりと実現してくれる「エクセル」ですが、それを実現するためにはいくつかの基本条件があります。

たった1つの基本   

その中でも「たった1つの基本」を挙げるとすれば、「正しく入力すること」です。

これは日本語として正しくではなく、「エクセル」を活用する視点で正しくという意味です。

とても簡単な具体例を、最後にご紹介します。

正しく入力する」という基本は、完全一致です。

①全角と半角が違っていたらダメ

  • 「ゼンカク」≠「ゼンカク」
  • (ゼンカク)≠(ゼンカク)
  • (株)≠㈱
  • (有)≠㈲
  • 「山田 一郎」≠「山田 一郎」

②数値入力は数値のみ

(左が正しい:右が正しくない)

  • 「230」:「230円」
  • 「36」:「36人」

③数値入力は半角のみ

(左が正しい:右が正しくない)

  • 「230」:「230」
  • 「36」:「36」
  • 「2400」:「2、400」

④途中にスペース(空欄)が入っていたらダメ

  • 「ゼンカク」≠「ゼンカク 」
  • 「株式会社○○」≠「株式会社 ○○」

さいごに       

誰でも「エクセル」を使いこなせるようにしましょう、なんてことは言いません。組織として「エクセル」を有効活用しましょうと言いたいのです。

もし「エクセル」を賢く使いこなせなかったとしても、上記の「たった1つの基本」を忠実に実践することで、「エクセル」機能を応用できる人にバトンタッチができます。

「エクセル」を組織の有効なコミュニケーションツールとして活用できるのです。

先日も「エクセル」が苦手な人が、困っていることを教えてくれたおかげで、2時間かけていた業務が3分で終わるようになりました。

とっても基本的な内容ではありますが、「エクセル」が苦手な人や、「エクセル」が苦手な人を部下にもつ上司がいたら、「なんでこんなことができないんだ!」とぼやく前に、組織として「エクセル」の活用を見直す機会にしていただければ幸いです。