一般的に「コミュニケーション」というと、口頭で伝えるという大前提を想像する人が多いと思いますが、今の時代ではその前提条件では物足りないかもしれません。
なぜならば、人と人のコミュニケーションを図るために、今は様々なツールがあるからです。
アラフィフの私が知っている中でも、次のようなツールがあります。
- LINE
- Messenger
- X（旧Twitter）
- Short mail
- Zoom
- Google meet
- Skype
- Chatwork
だからコミュニケーションについて考える時には「口で話す」だけでなく「手で書く」や「手で入力する」や「口で音声入力をする」などのようなケースを理解しておくことが大切なのです。
さらに、メール文章の書き方で大切な２つのポイントをご紹介します。
目次
- メール文章の難しさ
- メール文章で大切なこと
★メール文章の難しさ
先ほどご紹介したように、コミュニケーションツールには様々なものがありますが、ビジネスにおいて代表的なものがメールではないでしょうか。
先に言っちゃいますが、メール文章の書き方はハードルが高いです。
事務的なメールには定型文といわれるような機能もありますが、全てがそれでまかなえるわけではありません。
ではその定型文の機能を使わない時には、どうすれば良いのでしょうか？
今ではChatGPTとかGeminiなどの便利なツールもありますが、基本的には自分の頭で文章を考えるという作業が必要になります。
便利なツールは参考情報を提供してくれますが、最終的には相手の立場に立って自分で適正な文章や言葉を判断しなければいけません。
なぜならば、相手を知っているのは、ChatGPTでもGeminiでもなく、人間だからです。
ここに、メール文章の難しさを感じている人もいるのではないでしょうか。
その理由の１つに、日本語の難しさがあります。
もっと分かりやすくいうと、日本語には曖昧な表現がたくさんあるのです。
少し事例をご紹介します。
Q：ランチに行きませんか？
A：大丈夫です。
Q：お代わりはどうですか？
A：はい、結構です。
このような曖昧な表現のある日本語で、メール文章を考える時には、注意が必要です。
一方で、誰かに情報を届けようと思いメールで文章を考える時に、いちいち時間をかけていては業務効率が下がってしまいます。
だから日々のトレーニングが必要であり、Try&Errorの経験値が重要になってくるのです。
★メール文章で大切なこと
何事も成長するためには努力が必要ですが、その努力の仕方が大切になってきます。
そして、その努力の仕方で大切なことは、課題を正しく捉えることです。
ではメールの文章で何かを伝える時には、どのような課題認識が必要なのでしょうか。
ここで、大切な２つのポイントをご紹介します。
①メール文章で「伝えたいことを明確にする」
あなたの周りで「何が言いたいのかよく分からない」というような人はいませんか？
話し始めはいいんだけど、途中から支離滅裂になり、最終的には「何が言いたいのかよく分からない」というようなパターンです。
目の前に話す人がいる場合には、その場で聞き返したり、その表情から相手の感情を読み取ることもできますが、メールだとそれができません。
だからメールの文章においては、メッセージを分かりやすくすることが大切です。
どうしても悪い癖が出てしまうような人は、冒頭に「結論から申し上げますと」などのような決まり文句を入れるような工夫も良いかもしれません。
②メール文章での「伝わり方を考える」
伝えたいことを伝えた時に、相手がどのように受け止めるかということを考えることが大切です。
この「相手の立場に立って考える」ということは、コミュニケーションにおける大原則ですが、詳しくはこちら「相手の立場に立って考える人と考えられない人」をご覧ください。
では、１つ事例をご紹介しますので、あなたも一緒に考えてみてください。
伝えたいことが、次のようなものだったとします。
今の正式名称である「い～さぽコミュニケーションサポートサービス（実際にはこのようなものはありません）」を今後「Ecss」という略名で統一していくこと。
これをこのまま伝えると、相手はこれから「名称が変わる」という情報をキャッチするでしょう。
では、次のような発信だとしたらどうでしょうか？
昨日は私が主催する勉強会にお越しいただきまして、ありがとうございました。
お忙しい中81名の方にご参加いただきました。
しかしこの勉強会の成果は、ご参加いただいた皆さんがビジネスにおいて成果を上げるだけでなく、さらに家族や友だちとの間においても、良好な人間関係を築くことですので、今後ともよろしくお願い申し上げます。
そして今後「い～さぽコミュニケーションサポートサービス」という言葉や文章が増えていくことを考え、略名を「Ecss」と統一させていただきますので、ここで共有させていただきます。
また来月、皆さまとお会いできることを楽しみにしております。
