コミュニケーション能力を高めるにはたくさんの要素が必要です。経営コンサルタントとして学んだことや経験したことを中心に「コミュニケーション能力向上」に役立つ情報を(原則)毎週金曜日に配信しています。皆さまの未来に少しでも貢献できれば幸いです!

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仕事におけるメモの取り方の工夫

先日こんなことがありました。

あ〜言いたいことを言えなかった~」と話す人がいました。

こんなことってありませんか?

例えば・・・「伝えなければいけないことを言い忘れてしまった~」とか。

そんな経験があり、なんとかしようと考える人は成長します

そんな経験があり、何か工夫をしようと考える人は成長します

目次         

  • はじめに
  • メモをしてもダメだ~
  • メモの工夫
  • さらなるメリット!!

はじめに       

では、先ほどご紹介したような後悔をしないために、どうすればいいのでしょうか?

例えば・・・

「メモをとる」

頭の中だけで記憶しようとしてもなかなかできないものです。

そんな時は、メモが有効です。

私も長年手帳を愛用しています。

今はアプリやスマホでスケジュール管理やメモをする人もいますが、私はまだまだアナログ人間なので、手帳に書き込んでいます。

おかげさまで、手帳にメモをする習慣が身についています。

メモをしてもダメだ~ 

しかしメモをしても「伝えなきゃいけないことを言い忘れてしまった〜」ということが起きてしまったのです。

その言い忘れてしまった人は、全社員が集まる朝礼で「伝えなきゃいけないことを言い忘れてしまった〜」のです。

そこまで、緊張していたわけではなかったそうです。

メモも準備して話したのに、なんで忘れてしまったのでしょうか?

その人のメモを見せてもらうと、次のようなものでした。

そのメモを見たときに、「なるほどな~」と思いました。

これでは「言い忘れてしまうかもしれない」と思ったのです。

もちろん字が汚いとか、そんな理由ではありません。

メモの工夫      

仕事におけるメモの取り方には工夫が必要です!!

まずメモの書き方の前に、明確にする必要があることが2つ・・・。

①優先順位!!

何の優先順位かというと、伝えなければいけない優先順位です。

例えば、「1分間のスピーチ」であれば、伝えられる内容はせいぜい2つです。

だから・・・

  • 絶対に伝えなければいけないことは何か?

これだけが明確になっているだけでも、全然変わってきます。

続きに興味がある方は、こちら( 誰でもできる 簡単 1分間スピーチのコツ )をご覧ください。

次に、明確にする必要があることが・・・。

②マインドセット!!

具体的にいうと「全てを完璧に伝える」という目標を持たないことです。

つまり「全てを完璧に伝える」のではなく、「これだけは必ず伝える」という意識を持つことです。

もう少し具体的にいうと、「忘れても良いことは、忘れても仕方がない」と気持ちを割り切るようにすることです。

伝えたいことがある時に、一語一句正確に予定していた文章を読む必要はないのです。

でも・・・、そこで1つの疑問が・・・。

「そんなことは分かったけど・・・いったいどんなメモを書けば良いのよ??」

それは・・・、

メモを「」にする

」??

メモの取り方の工夫は、文ではなく、絵で描くことです。

例えば・・・先程のメモを次のように書き換えるというイメージです。

これは「全てを完璧に伝える」というメモではなく、「これだけは必ず伝える」というメモです。

今回の事例でいうと、忘れずに伝える内容は次の3つです。

  • 自動販売機が撤去されること
  • その理由は2つのコスト高であること
  • 3月10日まではフリードリンクとなること

先ほど説明した「優先順位」が、「」を書くことによって明確になります。

ひょっとしたら、この3つだけを箇条書きで書くメモでも、良いかもしれません。

さらなるメリット!! 

しかし、メモの取り方を「絵」にする工夫をすることでさらなるメリットがあります。

メモを「文章」から「箇条書き」にすることで、優先順位が明確になります。

さらにメモを、「箇条書き」から「」にすることによって・・・

「これだけは忘れずに伝える」という話したいストーリーが、頭に描きやすくなるということです。

そして「」のメモのおかげで、次の事は忘れないでしょう。

  • 話すべき3つのこと
  • 話す順番

極論、それ以外はどうでもいいのです。

さらにさらに、この「」を描く習慣が身に付くことで、さらにメリットがあります。

それは、瞬時に頭の中で「」を描けるようになるということです。

瞬時に頭の中で「絵」を描けるようになるということは、準備をしていなくても話せるようになっていくということです。

つまり、「現場対応力」が身につくということです。

ここでいう「現場対応力」とは、いきなり話を振られても、その場で黙ってしまうことなく、その場で自分なりに対応ができるようになるというものです。

しかし・・・、

たかが「」ではありますが、すぐに「」を頭の中で描けるようになるわけではありません。

当たり前のことですが、訓練が必要です。

その訓練とは難しいことではなく、「絵」を描くという経験値を増やすことです。

それだけのことです。

たかがメモではありますが、日々「絵」を描くことで、コミュニケーション能力も向上していきます。

もし、「」というメモに少しでも興味がわいた人は、ぜひ実践してみてください。

仕事におけるメモの取り方の工夫は「絵」で描くことです!!