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色々なスキル, 顧客視点, コミュニケーションの仕組み化

資料作成の小さなコツ

仕事において、資料を作成した経験がある人も多いと思います。

そんなに難しい資料ではなく、手書きで書くようなものもあるかもしれません。

それでもやっぱり上手な人とそうでない人がいるのです。

何が違うのでしょうか?

どんなことに気をつけているでしょうか?

そんな時に役立つ「資料作成の小さなコツ」をご紹介します。

目次         

  • Mくんの嘆き
  • 対策の小さなコツ
  • おさらい

Mくんの嘆き     

先日こんな相談を受けました。2つの部門で共有する資料(エクセル資料)を作っていたMくんが、「なかなか上手に運用できないんです」と相談してきました。

こんな経験ってありませんか?

私はたくさんあります(笑)

しかし、そもそもなぜ上手に運用できないのでしょうか?

原因はたくさんあるでしょう。

例えば・・・。

  • 資料が良くない。
  • 運用方法が良くない。
  • 決めた運用ルールを守れていない。

では、なぜそのような結果になるのでしょうか?

例えば・・・。

  • 資料がよく分からない。
  • 運用ルールがよく分からない。
  • そもそも目的や必要性を感じていない。

対策の小さなコツ   

ではでは、どうしたらいいのでしょうか?

目的を明確にすることは、もちろん大前提です。

その上で、今回の事例ではこんな気づきがありました。

それは、「資料レベルを低い人に合わせる」ということです。

資料レベルとは何でしょうか?

2つの視点で、その「レベルを合わせる」ことが大切になってきます。

1つ目の視点は、「見た目」です。

これは、もの凄く大切です。

見ただけで「難しそうという印象」を与えてしまうと、その時点で上手な運用は難しいでしょう。

ここで誰に対して「難しそうという印象」を与えてしまうといけないのか・・・。

それはその資料を使用する人の中で、資料の理解や運用が苦手な人に対してです。この視点がとても大切です。

2つ目の視点は、「運用ルール」です。

これも、同様に大切です。

いちいち運用ルールの説明が必要な資料は、おそらく上手に運用できません。これも資料を使用する人の中で、資料の理解や運用が苦手な人に対して、説明が必要かどうかという視点が大切です。

おさらい       

今回の事例で、資料が上手に運用できなかった原因は、資料を作成した人が、資料を使用する人のレベルを考慮できなかったからということになります。

資料を作成した人は資料レベルが別に高くないと思っていても、資料を使用する人にとっては使い方が難しくて、資料レベルが高いと思われてしまったことです。

「資料作成の小さなコツ」とは、資料を作成する側のあるべき論で作らずに、資料を使用する側の目線に立って、レベルを合わせて作るということです。

もし使用側のレベルを作成側のレベルに合わせたかったら、トレーニングが必要です。それが人の育成であり、組織の仕組み化です。

その努力をせずに、「このレベルに合わせろ〜」というのは、ちょっと厳しいかもしれません。

専門家が一般の方に何かを説明するときに、専門用語ばかり使うのではなく、分かりやすい言葉を選択するように心がけるのと同じ理屈ですね。

また、「顧客の立場に立つ」という言葉がありますが、顧客に限らず、日頃から目の前の「相手の立場に立つ」という習慣づくりが大切ですね♪