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色々なスキル, コミュニケーションの仕組み化

文章力において、返事が欲しい時の簡単なポイントとは!?

文章力を高めていくためには、基本が大切ですが、これは何事においても当てはまりますよね。

一方でさらにワンランクアップするためには、基本だけでなく応用が必要になってきますが、その時には目的が大切になります。

つまり「何のために」行うのかということです。

ここでは、コミュニケーションを促進する目的を持った時の、文章力のポイントをご紹介します。

目次         

  • 問いかける重要性
  • YESをもらう
  • 「問い」の使い分け

問いかける重要性   

文章で何かのメッセージを発信する時には、色々な目的があります。

例えば・・・

  • 報告をする
  • 連絡をする
  • 事実を伝える
  • 提案をする
  • 商談をする

このように色々な目的がありますが、文章で何かのメッセージを発信する時に、返事を期待する場合とそうでない場合があります。

先程の例でいえば「提案をする」や「商談をする」という時は、返事を期待する場合かと思います。

そんな時に大切となるポイントは「問いかける」ことです。

相手に提案をして、それを検討してもらい、商談を進めていきたい時に、よく見かける文章がこちらのものになります。

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先日はありがとうございました。

お会いした時にもお伝えしましたが、当社でお役に立てることをまとめましたので、添付資料をご確認ください。

前向きにご検討いただければ幸いです。

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私の経験則でいくと、このような文章を送った時には、返事が来るかどうかにおいて、文章の貢献度はほぼありません。

つまり、送った文章とは関係なく、直接会った時の話の内容や人間関係によって決まることが多いものです。

つまり、文章の影響力が少ないということです。

ではどのように改善すれば良いかというと、それは「問いかける」ということであり、文章に「問いかけ」を入れるだけでいいのです。

 

例えば次のような文章です。

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先日はありがとうございました。

先日もお話ししたように、当社でできることは◯◯かと思いますが、いかがでしょうか?

詳細を資料にまとめましたので、ぜひ添付資料をご確認ください。

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このように「?」で終わる「問いかけ」が文章に入っているかどうかで、返事の有無は変わってくるのです。

YESをもらう     

文章において「問いかける」ことの大切さをご紹介しましたが、問いかける時のポイントもご紹介します。

それは「YES」をもらうことであり、言い換えれば「NO」をもらわないようにすることです。

基本的に、人は次の2つの理由で「NO」とは言いにくいものです。

 

①相手の意見を否定することになるから

「NO」と言って相手の意見を否定すると、ひょっとしたら相手に嫌がられるかもしれません。

 

②「NO」の説明を求められることになるから

「NO」ということは、相手と意見が違うということですから、相手は「なんで?」と思います。

そうするとほとんどの場合は「どうしてですか?」と聞かれますし、その質問に答えなくてはいけなくなります。

 

このように、もし「NO」と言う時には、それなりのエネルギーを要するものなのです。

だから「NO」が言いにくい中でも、相手が「NO」を言ってくるとしたら、その時にはある程度人間関係の距離が縮まっていないと、商談が前に進みにくくなってしまいます。

だから問いかける時には、まず「YES」と返事できるような問いかけを意識して、その後「NO」をもらうかもしれないという「問い」があるとすれば、その時には伝え方やタイミングを考えて実行することが大切になります。

「問い」の使い分け  

このように文章に「問い」を入れることと、その「問い」に対する「YES」の返事を意識することで、成果は変わってきます。

そして文章のやりとりを通して、コミュニケーションを促進したい時には「問いかけ」を意識すると結果が変わってきます。

一方でコミュニケーションを促進したくない時には「問いかけ」を入れずに「感謝」を入れることが大切です。

どんな時に活用できるかというと、いわゆる「断り文句」です。

 

まずはこちらの文章をご覧ください。

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先日はありがとうございました。

いただいたご提案ですが、今回は見送らせていただけますでしょうか?

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このように文章の中に「問いかけ」があると、相手は返事をしやすくなります。

なぜなら「問いかけ」があった時に、返事をしても全く不自然ではないからです。

では、次にこちらの文章をご覧ください。

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先日はありがとうございました。

いただいたご提案には、知らない情報も多くあり大変勉強になりました。

今回は導入を見送らせていただきますが、再度検討する際はこちらからご連絡させていただきます。

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まず「問いかけ」がないことで、相手が返事をする理由がなくなります。

そして、文章の中に「感謝」が入っていることで、不快な思いをすることもありません。

このように、文章の中で「問い」を使い分けることによって、成果が変わってくるのです。

コミュニケーション能力の基本については、ぜひこちら「あなたの・・・コミュニケーション能力の課題が分かる本」もご覧ください。