先日こんなことがありました。
社内で〇〇勉強会をしますので、参加の有無を□/□までに書いてください。
すると、期日までに記入している人が全体の３割弱・・・。
そして、その運営担当者から相談がありました。
「どうしたらいいのでしょうか？」と・・・。
こんなことってありませんか？
こんなところに企業のレベルが現れるかもしれません。
「約束を守る習慣づくり」は、どの企業においても重要なのです。
目次
- はじめに
- 確固たる姿勢
- 目的を説明
- 役職上位者を利用
- さいごに
はじめに
「こんな簡単な約束守ってよ〜」って思う場面は、誰でも一度は経験したことがあるのではないでしょうか？
今回は、企画を考えて運用する立場の人に立って考えてみましょう。
まずはじめに・・・。
何をしたら良いか分からない人が運営担当者である企画は、上手くいきません。
「参加の有無を書いてください」と発信をして、「はい」と返事をしたところ、「書いていない」ということは、約束を守っていないということです。
そう言われたら意味は分かるけど「約束を守る習慣」をつくるために、どうしたらいいの？
「約束を守る習慣づくり」においては、最初が肝心です。
約束を守らないことを一度許すと、後になってから指摘をしても「だって前回も良かったじゃない！？」「だったらあの時に言ってよ～！！」という低レベルなコメントが返ってきます。
しかし・・・、
残念ながら低レベルな返答の前には、低レベルな対応が存在するのです。
そして・・・、
約束を守らないとうことは、そのことに関して大切に思っていないということです。
では「約束を守る習慣づくり」はどうしたら良いのでしょうか？
次の３つをご紹介します。
①確固たる姿勢
約束をしたからには、必ず守ってもらうという断固たる姿勢が必要です。
その姿勢の表現方法は色々あります。
例えば・・・、
- 威厳を前面に出して、高圧的な態度で恐怖を与える人（笑）
- 頭を下げて、とにかく必死にお願いする人（笑）
- 自分がどれだけ大変な状況かをアピールして、同情を誘う人（笑）などなど。
しかし、今回は「参加の有無を書いてください」という事例ですから、そこまでは必要ないですよね（笑）
しかし、どこかでその姿勢を見せることが必要です。
ここで運用担当者が隙を見せると、周囲に甘えが生じます。
そして「何が何でもという気持ち」は、相手に伝わるものです。手法も大切ですが、運営担当者自身が「何が何でもという気持ち」を持っていることが重要です。
今回の事例であれば、運営担当者が〇〇勉強会についてどのように思っているか、どのように理解しているかが重要です。
- 何が何でも開催したい
- 何が何でも参加してほしい
- 絶対に喜んでもらえる勉強会だ
- 今回の勉強会はみんなビックリするような内容だ！
- 価値があるから何が何でもみんなに参加してほしい、などなど。
②目的を説明
「何が何でもという気持ち」を示すことは大切ですが、それだけでは危険です。
なぜならば、それが運営担当者だけの得になることだったら、総スカンを食らってしまうからです。
だからこそ大切なことがあります。
それは「何のために事前に参加の有無を書かなければいけないのか」という意味を伝え、目的を説明することです。
例えば・・・、
- 事前に座席を決めたいので・・・
- 参加人数に応じて、当日の進め方を事前に準備したいので・・・
- 参加人数分の配布資料を準備したいので・・・などなど。
目的を理解すると、人は動きが変わるものです。
例えば、目的を理解しないまま、先ほどオレンジ色で説明した手法で約束を守らせたとしても、大抵は長続きはしないものです。
③役職上位者を利用
基本的には、よほど人間関係が悪くない限り、上記の①と②で「約束を守る習慣」のきっかけがつくられ、それを継続していく中で組織として「約束を守る」経験値を増やしていき「約束を守る習慣」がつくられていきます。
しかしもうひと押しが欲しい時などは、役職上位者を利用する方法もあります。
例えば・・・、
- 会長が●●と言っていますので・・・
- 社長からの指示を今からお伝えしますが・・・
- 専務もぜひ参加しようと言っていましたし・・・などなど。
または、個別に役職上位者に相談して、実はこう言って欲しいとお願いする方法もあるかもしれません。
しかし、役職上位者を頻繁に利用すると逆効果にもなりかねないので、利用する時には最大限の注意を払いましょう。
さいごに
今回の事例は「参加の有無を書いてください」というシンプルなものでした。
「約束を守る」という「当たり前の基準」が既に構築されている組織であれば、何の問題も起きません。
しかし「当たり前の基準」が低い組織や、運営担当者の力量が不足していると今回のような問題が生じます。
組織は生きものです！！
小さな問題を軽視していると、あっという間に「当たり前の基準」が低い組織が構築されてしまいます。
