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人事サポート, 幹部育成, 人事の仕組み化

約束を守る習慣づくり 〜企業の社風づくり〜

先日こんなことがありました。

社内で〇〇勉強会をしますので、参加の有無を□□までに書いてください。

すると、期日までに記入している人が全体の3割弱・・・。

そして、その運営担当者から相談がありました。

どうしたらいいのでしょうか?」と・・・。

こんなことってありませんか?

こんなところに企業のレベルが現れるかもしれません。

「約束を守る習慣づくり」は、どの企業においても重要なのです。

目次         

  • はじめに
  • 確固たる姿勢
  • 目的を説明
  • 役職上位者を利用
  • さいごに

はじめに       

「こんな簡単な約束守ってよ〜」って思う場面は、誰でも一度は経験したことがあるのではないでしょうか?

今回は、企画を考えて運用する立場の人に立って考えてみましょう。

まずはじめに・・・。

何をしたら良いか分からない人が、運営担当者である企画は上手くいきません。

参加の有無を書いてください」と発信をして、「はい」と返事をしたところ、「書いていない」ということは、約束を守っていないということです。

そう言われたら意味は分かるけど、「約束を守る習慣」をつくるために、どうしたらいいの?

約束を守る習慣づくり」においては、最初が肝心です。

約束を守らないことを一度許すと、後になってから指摘をしても、「だって前回も良かったじゃない!?」「だったらあの時に言ってよ~!!」という低レベルなコメントが返ってきます。

しかし・・・、

残念ながら低レベルな返答の前には、低レベルな対応が存在するのです。

そして・・・、

約束を守らないとうことは、そのことに関して大切に思っていないということです。

では「約束を守る習慣づくり」はどうしたら良いのでしょうか?

次の3つをご紹介します。

1 確固たる姿勢    

約束をしたからには、必ず守ってもらうという姿勢。断固たる姿勢が必要です。

その姿勢の表現方法は色々あります。

例えば・・・、

  • 威厳を前面に出して、高圧的な態度で恐怖を与える人(笑)
  • 頭を下げて、とにかく必死にお願いする人(笑)
  • 自分がどれだけ大変な状況かをアピールして、同情を誘う人(笑)、などなど。

しかし、今回は「参加の有無を書いてください」という事例ですから、そこまでは必要ないですよね(笑)

しかし、どこかでその姿勢を見せることが必要です。

ここで運用担当者が隙を見せると、周囲に甘え生じます。

そして、「何が何でもという気持ち」は、相手に伝わるものです。手法も大切ですが、運営担当者自身が「何が何でもという気持ち」を持っていることが重要です。

今回の事例であれば、運営担当者が〇〇勉強会についてどのように思っているか、どのように理解しているかが重要です。

  • 何が何でも開催したい
  • 何が何でも参加してほしい
  • 絶対に喜んでもらえる勉強会だ
  • 今回の勉強会はみんなビックリするような内容だ!
  • 価値があるから何が何でもみんなに参加してほしい、などなど。

2 目的を説明     

「何が何でもという気持ち」を示すことは大切ですが、それだけでは危険です。

なぜならば、それが運営担当者だけの得になることだったら、総スカンを食らってしまうからです。

だからこそ大切なことがあります。

それは、「何のために事前に参加の有無を書かなければいけないのか」という意味を伝え、目的を説明することです。

例えば・・・、

  • 事前に座席を決めたいので・・・
  • 参加人数に応じて、当日の進め方を事前に準備したいので・・・
  • 参加人数分の配布資料を準備したいので・・・、などなど。

目的を理解すると、人は動きが変わるものです。

例えば、目的を理解しないまま、先ほどオレンジ色で説明した手法で約束を守らせたとしても、大抵は長続きはしないものです。

3 役職上位者を利用  

基本的には、よほど人間関係が悪くない限り、上記の①と②で「約束を守る習慣」のきっかけがつくられ、それを継続していく中で組織として「約束を守る」経験値を増やしていき、「約束を守る習慣」がつくられていきます。

しかしもうひと押しが欲しい時などは、役職上位者を利用する方法もあります。

例えば・・・、

  • 会長が●●と言っていますので・・・
  • 社長からの指示を今からお伝えしますが・・・
  • 専務もぜひ参加しようと言っていましたし・・・、などなど。

または、個別に役職上位者に相談して、実はこう言って欲しいとお願いする方法もあるかもしれません。

しかし、役職上位者を頻繁に利用すると逆効果にもなりかねないので、利用する時には最大限の注意を払いましょう。

さいごに       

今回の事例は「参加の有無を書いてください」というシンプルなものでした。

約束を守るという、「当たり前の基準」が既に構築されている組織であれば、何の問題も起きません。

しかし「当たり前の基準」が低い組織や、運営担当者の力量が不足していると今回のような問題が生じます。

組織は生きものです!!

小さな問題を軽視していると、あっという間に「当たり前の基準」が低い組織が構築されてしまいます。

「約束を守る習慣づくり」は、どの企業においても重要なのです。