仕事では色々なミーティングがあると思いますが、そこにはそれぞれの目的があります。
その目的に沿って「その場を創る」ということが大切です。
「その場を創る」というと少し曖昧なので、もう少しわかりやすく言うと・・・
ミーティングを目的に沿って運営するということであり、その役割を担うのがファシリテーターと言われる人です。
ここではファシリテーターができる「簡単な雰囲気づくり」をご紹介します。
先に結論から言うと・・・
ファシリテーターができる「簡単な雰囲気づくり」とは「その場にいる人の色を整える」ということです。
目次
- ファシリテーターとは
- 理想の雰囲気
- メンバーを活かす
ファシリテーターとは
まずファシリテーターの役割をご紹介します。
ファシリテーターは、ミーティングなどを目的に沿って円滑に進めていく役割を担っています。
司会進行の役割は、進行の責任だけを負っていますが、ファシリテーターは目的に沿って進行する責任を負っています。
詳しい役割についてはこちら「ファシリテーターとは 〜７つの役割と１つのスキルアップ方法〜」をご覧ください。
理想の雰囲気
そんなファシリテーターが「その場を創る」ために大切なことが「雰囲気づくり」です。
そのためにまず必要なことは「どんな雰囲気が理想」かを明確にすることです。
「雰囲気づくり」に限ったことではありませんが、理想を明確にすることで、問題点が見えてきて課題が明確になります。
そうすることで現状から理想までのロードマップが、おぼろげながら見えてくるのです。
イメージとしては次の「絵」のような感じです。
皆さんが参加しているミーティングにおいて「理想の雰囲気」とはどのようなものでしょうか？
- 真剣な議論が期待できる緊張感のある雰囲気
- 柔軟なアイディアが期待できるような和やかな雰囲気
この「理想の雰囲気」を自覚しているだけでも「雰囲気づくり」のスキルは変わってきます。
ここでは後者の柔軟なアイディアが期待できるような和やかな「雰囲気づくり」を例としてポイントをご紹介します。
それでは、柔軟なアイディアが期待できるような和やかな雰囲気とはどのようなものでしょうか？
- 安心安全な雰囲気
- 明るい雰囲気
- 発言するときにブレーキがかからない雰囲気
言葉にすると色々とあると思います。
そのような雰囲気をつくる要素には、どのようなものがあるでしょうか？
例えば
- 音
- 部屋
- 資料
- 服装
- メンバー
などなど挙げればキリがないでしょうが、ここでは「その場にいる人の色を整える」ことをご紹介します。
メンバーを活かす
「雰囲気づくり」に影響を与える人はどんな人でしょうか？
一言で言えば、色が濃い人です。
では色が濃いとは、どのようなことでしょうか？
分かっていると思いますが・・・髪の毛とか肌の色じゃないですよ（笑）
色が濃い人とはその場にいる人の平均点よりも、明るい色や暗い色を出している人のことです。
平均点の人はその場の雰囲気に流されるので、雰囲気をつくる人ではありません。
だから「その場にいる人の色を整える」ということは、色の濃い人に働きかけるということであり、それがファシリテーターの役割の１つなのです。
大きく分類すると、２つの方法があります。
①明るい人を利用してその場を明るくする
明るい色を持った人を活かすためには、その人に話させることです。
そして他の人にも声が届くように話してもらうことで、他の人に明るい色が伝播していき、和やかな雰囲気ができていきます。
なにも難しいことではありません。
②暗い色の人を直接明るくする
暗い色を持っている人は多くを語りません。
しかし、語らなくても「雰囲気づくり」に影響を及ぼします。
それは
- 難しい顔をしている
- ミーティングと関係ないことをしている
- ため息をついている（笑）
などなど様々です。
暗い色の人を明るくするためには、明るい色の人と同じように、その人に話させることです。
しかし、これはみんなに聞こえるように話してもらうのではなく、１対１で個別に会話をするのです。
これはできれば、ミーティング前にやっておきたいことです。
内容など何でもよく、雑談でも何でもいいのです。
そして可能であれば笑顔をつくることが大切であり、簡単にいうと笑わせることです。
そうすると、その場の雰囲気が変わります。
暗い色を持った人のところに、他の人は近寄っていきません。
人が近寄ってこないと話す機会もないので、ますます表情は固まっていきます。
そんな時に多くの人は、そのままそっとしておこうとしますが、ファシリテーターはそれではいけません。
なぜならば、そのままではその場の雰囲気に悪影響を及ぼすからです。
だからそっとしておかずに、話しかけるのです。
これがファシリテーターの役目の１つでもあります。
そのタイミングが早ければ早いほど良いですが、良いタイミングを見計らうことが大切です。
