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ファシリテーターとは 〜7つの役割と1つのスキルアップ方法〜

「ファシリテーター」という存在を知っていますか?

ファシリテーターとは、ミーティングなどを円滑に進めていく上で大切な存在です。

しかし、司会進行役とは少し違うのです。ここがよく混同されてしまうところなのですが、ファシリテーターとは、もっとスキルフルで魅力的な役割なのです。

ここではファシリテーターの7つの役割と、1つのスキルアップ方法をご紹介します。

目次         

  • ファシリテーターとは
  • ①目的の明確化
  • ②中立の立場
  • ③雰囲気作り
  • ④ストーリー設計
  • ⑤タイムマネジメント
  • ⑥意見のまとめ
  • ⑦決定事項の確認
  • スキルアップの方法
  • さいごに

ファシリテーターとは 

ファシリテーターの私の捉え方は、「ミーティングを目的に沿ってコントロールし、成果をあげられるようにマネジメントする人」です。

ちなみにGoo辞書を見ると、このように書かれてあります。

1 物事を容易にできるようにする人や物。また、世話人。

2 集会・会議などで、テーマ・議題に沿って発言内容を整理し、発言者が偏らないよう、順調に進行するように口添えする役。議長と違い、決定権を持たない。

では司会進行とは少し違う、ミーティングにおけるファシリテーターの7つの役割をご紹介します。

①目的の明確化    

目的を明確にすることがファシリテーターの役割であり、何事も目的が大切です。

何のためにミーティングをするのか?

いろいろな目的があると思いますが、例えば・・・。

  • 〇〇を決める
  • 〇〇についての意見を出す
  • 〇〇の問題を見つける
  • 〇〇の意見を検討する
  • 〇〇の対策を決める

ちなみに「考える」と「決める」では目的が全く違います。

②中立の立場     

ファシリテーターは、ミーティングを円滑に進めていく役割を担っています。

だから自分の主張をすることなく常に中立の立場を守り、客観的にミーティング運営を心がけます。

③雰囲気づくり    

ミーティングの目的を考えたら、どのような雰囲気が必要かを考えます。

例えば・・・。

「重要なことを決める」という目的のミーティングであれば、ピリッとした雰囲気づくり」が必要す。

そのためには、どうしたらよいでしょうか?

雰囲気づくりは、ミーティングを開催する前からできることです。

例えば、ミーティングの目的を事前に伝え、どれだけ重要なミーティングであるかを伝えることができます。

例えば・・・。

「意見を出し合う」という目的であれば、意見が出しやすい「安心安全な雰囲気づくり」が必要です。

そのために、ミーティングの始まる前にリラックスできるような音楽を流したり、積極的に雑談をすることもできることの1つです。

④ストーリー設計   

ファシリテーターは、ミーティングを目的に沿ったものにするために、事前にストーリーを考えます。

当然事前に設計したストーリー通りにいかないミーティングもありますし、その方が多いでしょう(笑)

しかし事前にストーリーを考えておくと、その都度修正することができま、目的に沿ったミーティングを運営することができるのです。

事前のストーリー設計は、イメージトレーニングのような効果があります。

⑤タイムマネジメント 

ミーティングは、長くやれば良いというものではありません。

決めた時間の中で、いかに目的に沿ったミーティングができるか、時間をコントロール(タイムマネジメント)することがファシリテーターの役割です。

事前のストーリー設計で、1時間を4つのパートに分けて考えていたとしても、最初のパートで時間を使いすぎることもあります。

その時には、進捗状況を踏まえて、時間配分を修正していき、全体のタイムマネジメントをする役割が、ファシリテーターにはあります。

⑥意見のまとめ    

ミーティングではいろいろな意見が出ます。もし意見が出なければ、意見が出るような仕掛けが課題になります。

そして出された意見には前向きなものもあれば、そうでないものもあります。

それらの意見を目的に沿ったゴールに向かうために、整理しまとめることがファシリテーターに求められる役割になります。

⑦決定事項の確認   

よくあるミーティングとして、次のようなパターンがあります。

「〇〇を決める」という目的のミーティングにもかかわらず、様々な意見が出て、最終的に「たくさん意見が出て良かったね」と終わってしまうパターンです。

こんなことってありませんか?

ファシリテーターの役割は「ミーティングを目的に沿ってコントロールし、成果をあげられるようにマネジメントする」ことです。

「〇〇を決める」という目的のミーティングでは、決定事項がそのミーティングの質を物語ります。

スキルアップの方法  

ではこのようなファシリテーターのスキルを、どうやって身につけたら良いのでしょうか?

ここでは1つの事例を、ご紹介します。

先日あるミーティングを開催する時に、ファシリテーターを分担することで次のような3つの役割を設けました。

司会進行担当

議題に沿ってミーティングを進行し、タイムマネジメントをします。

合いの手担当

もったいない無言の「間」をつくらないために、次のことをして「間」を埋めます。

①共感トーク

  • 「あ~なるほど~」
  • 「あ~そういうことですね~」
  • 「あ~そういう考え方があるんですね~」
  • 「あ~○○っていうことですね~」○○は相手の言ったことを復唱
  • 「あ~面白い意見ですね~」

②バトンタッチ

  • 「他の人はどう思いますか?」
  • 「○○さんはどう思いますか?」

議事録担当

決まったことを確認します。

  • 責任者を確認する
  • 期日を確認する
  • 報告ルールを確認する

結論からいうとこのミーティングは、とても有意義で面白いものとなりました。

特に「合いの手担当」は、スキルアップにお勧めです。

ミーティング中に「間」ができたら、「司会進行担当」はすぐに「合いの手担当」に目配せをします。

すると・・・。

「合いの手担当」は、「共感トーク」もしくは誰かに「バトンタッチ」をする役目を果たさなければなりません。これがとても勉強になります。

そして最後に「司会進行担当」は、「議事録担当」に決まったことをシェアしてくださいと話を振ります。

そうすると、決まったことがいかに少ないかを実感できます(笑)

さいごに       

何事も当事者意識(自分ごととして捉える)を持つことが、スキルアップの大切な要素です。

これは、ファシリテーターに限ったことではありません。

そして「スキルアップをするために何をすれば良いか」という具体的な目標を意識することも大切なのです。

ファシリテーターのスキルは、どこの組織でも重宝されます。

今回の内容が、ファシリテーターのスキルを身につけたいと思っている人、もしくは誰かに身につけさせたいと思っている人の参考になれば幸いです。