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ビジネスの基本である報告とは 〜仕事ができる人の条件〜

「仕事のできる人はみんな報告がしっかりできる人である」

確かに・・・。

報告ができる人が仕事ができるとは限らないかもしれませんが、仕事ができる人は確かにみんな報告ができる人かもしれません。

そこで今回のテーマは、ビジネスの基本である「報告」です。

報告とは、社会人になった瞬間からとっても大切なことなのです。

だから・・・。

ビジネスの基本です。

目次         

  • はじめに
  • 仕事ができる人の共通点
  • 「報告」の定義とは?
  • 「報告力」の定義とは?
  • やるべきこととは?
  • 「報告力の高い人」

はじめに       

「報告はしっかりしてよ~」と、言われたことはありますか?

もちろん私はあります。そりゃ~何度も何度も(笑)

今では「報告はしっかりしてよ〜」と言うこともありますが、言われることもまだまだあります。

仕事ができる人の共通点

私の知り合いで、接遇トレーナーをしている方がいます。

その方が以前、力説していたことがあります。

仕事のできる人の共通点は「報告ができる人」!!

たくさんの企業で接遇研修などもされている方なので、説得力があります。

そうです。報告ってとても大切なんです。

一方でこんなことで、迷ったことってありませんか?

  • 何を、報告すれば良いのか?
  • どこまで、報告すれば良いのか?
  • 誰に、報告すれば良いのか?
  • いつ、報告すれば良いのか?
  • どんなふうに、報告すれば良いのか?
  • どんな手段で、報告すれば良いのか?(メール or 電話 or 口頭?)

このように「報告」といっても、なかなか奥が深いものです。

そして、「報告」というのは、一言でいえば「気遣い」です。

報告とは、相手に「安心」を与える行為なのです。

「報告」の定義とは? 

報告とは、どんな定義でしょうか?

参考までに、「報連相(報告・連絡・相談)」をまとめるとこんな感じでしょうか。

報告・・・。

仕事や業務を依頼された人が、その進捗や結果を依頼者に知らせること。

連絡・・・。

自分が持っている情報を、関係者に知らせること。

相談・・・。

自分では判断が難しい状況や、自分では分からないことがあった時に、他人に意見やアドバイスを求めること。

「報告」の定義を言葉にすると、意味は理解できます。

しかし、「報告はしっかりして~」と言われてしまうと、定義は分かっていても、「できていない」ということになってしまいます。

つまり「報告力が足りない」ということです。

「報告力」の定義とは?

では、「報告力」の定義はなんなのよ~!?ということになります。

しかし、「報告力の定義」を言葉にすることは、簡単ではないです。

なぜならば、求められる「報告力」は相手によっても、場面によっても、タイミングによっても異なるからです。

だから、困っちゃうんです(笑)

でもでも、ご安心ください。

その人の「報告力」が、ある一定のレベルを超えているかを確認する簡単な方法があり、それはとても簡単です!!

それは、次のような言葉を言われているかどうかを確かめることです。

その言葉とは・・・。

  • あれどうなった?

  • あれやってくれた?

  • あれ大丈夫?

この言葉を言われている人は、残念ながら「報告力が低い人」です。

こんな人は、依頼された業務をしていないか、報告をしていない人です。

そしてこんな人は、報告という業務を怠り、相手に安心ではなく不安を与えてしまう人です。

残念ながらこういう人に、大事な仕事は舞い込んで来ません。ましてや自分が望むような仕事のチャンスも、訪れる機会は少ないでしょう。

仕事を任せる立場に立って考えると、簡単に理解できます。

あなただったら、どんな人に仕事を任せますか?

もちろん仕事ができる人に任せたいのですが、そのような人は手が空いていません。だから仕事ができるかどうかは少し不安だけど、安心してサポートできる人に仕事を任せます。だから「安心」を与える、「報告力」が大切になってきます。

では「報告力が足りない人」が「報告力」を高めるために何をしたら良いのでしょうか?

おさらいをすると、「報告力が足りない人」は、依頼された業務をしていないか、報告をしていない人です。

やるべきことは?   

だから、やるべきことは2つです。

とっても簡単です。

① 早く行動すること

依頼された業務に取り掛かるのが遅いと、報告をするスピードも遅れます。

できることは先延ばしにせず、すぐにやることです。

すぐできることは、言われてすぐやることです。

このスピードの差が「報告力」に直結します。

でも「すぐ」ってどのくらいのスピード??と思う人もいると思いますが、とにかく「すぐ」です(笑)

そして、「あれどうなった?」「あれやってくれた?」「あれ大丈夫?」と言われたら、アウトです!!

② 早く報告すること

先ほどの「早く行動すること」ができても、結果を得るのに時間がかかりそうな時もあります。

例えば、誰かに確認することが必要で、聞いてみると「すぐは分からない」という返事が返ってきた場合・・・。

「報告力が足りない人」は・・・、

仕方がないと思って返事を待ちます。

「報告力が高い人」  

「報告力が高い人」は・・・、

「返事がいつぐらいになりそうか」を確認してから、依頼者に「少し時間がかかりそうですが、明後日のお返事でも大丈夫ですか?」とすぐに途中経過の報告と相談をします。

そうすることで、業務の依頼者は明後日には返事が返ってくるという「目処」と「安心」を得ることができるのです。

  • あれどうなった?

  • あれやってくれた?

  • あれ大丈夫?

報告力とは、この3つの言葉を言わせない力です。

そしてそのスピードは、依頼者の期待を上回ることです。

感動とは、相手の期待を上回ること。

つまり報告という仕事を通して、相手に感動を与えることもできるということです。

仕事ができる人は、報告ができる人。「報告力が高い」人。

そして報告力が高い人は、「気遣いができる人」、そして「感動を与えられる」人ですね!!

さらにご興味がある方は、こちら「報連相の重要性」もご覧ください。